Grundsätzliche Fragen an CAFM-Anbieter

Von Christoph Berger – 12.07.11 – Kategorien: Allgemein,Immobilien,IT

Grundsätzliche Fragen an CAFM ...

Erstmals gab es auf der Consense in Stuttgart dieses Jahr den Themenpark “Facility Software (CAFM) und lifecyclegerechte Beratung”. Im Rahmen des Themenparks befragte Martin Gräber von der Fachzeitschrift Facility Manager in einer Diskussionsrunde Vertreter unterschiedlicher CAFM-Anbieter zum Thema “Durchgängiges Datenmanagement für nachhaltiges Bauen und Betreiben”. Es ging dabei vor allem um Grundlagen beim Einsatz von CAFM. Dieses Gespräch gebe ich hier nun mal inhaltlich wider. Ergänzungen zu den Ausführungen – ich verzichte bewusst auf Zitate der Teilnehmer, beschränke mich auf die gesagten Inhalte – sind von Profis der Branche in den Kommentaren aber natürlich gerne willkommen.

Was ist CAFM überhaupt?
CAFM ist eine Abkürzung und steht für Computer Aided Facility Management. In der Betriebswirtschaft wird nun zwischen primären und sekundären Prozessen unterschieden. Diese Sekundärprozesse – z.B. Instandhaltung der Immobilien, Nebenkostenabrechnung – werden mittels einer Software, CAFM, intelligent gemanagt.

Martin Gräber (4. v.l.) von der Fachzeitschrift "Facility Manager" sprach auf der Consense 2011 mit Vertretern unterschiedlicher CAFM-Anbieter im Rahmen des Themenparks Facility Software (CAFM) und lifecyclegerechte Beratung über das Thema "Durchgängiges Datenmanagement für nachhaltiges Bauen und Betreiben"

Die Errichter von Bauwerken kennen vor allem CAD. Dann gibt es noch AVA-Software, mit der die Baukosten reguliert werden. Die Betreiber kennen vielleicht noch SAP. Wie ordnet sich CAFM in dieses Feld der Immobiliensoftware ein, wozu braucht man das, worin unterscheidet sich ein CAFM-System von einem CAD-System?
Bei der Einführung einer CAFM-Software finden CAFM-Anbieter in der Regel bereits eine schon bestehende IT-Infrastruktur vor. Daher gilt es, die verschiedenen Prozesse in die CAFM-Software zu integrieren. Und es geht natürlich umgekehrt: CAFM kann in untergeordneter Form in größere Systeme eingebunden werden. Prinzipiell muss sich CAFM in dem Gesamtgefüge platzieren und über Schnittstellen Daten beziehen oder austauschen. Das gilt im Besonderen auch für den Austausch mit CAD-Software. Meistens sind CAD-Pläne vorhanden, auf die CAFM zugreift, um Bestandsdaten zu bekommen.

CAFM ist eine Software, die beim Betreiben von Immobilien hilft. Wieso sollten sich Leute aus dem Errichten von Immobilien mit einer Software für das Betreiben befassen?
Wenn das Thema Immobilien im Zusammenhang mit Nachhaltigkeit betrachtet wird, muss die Frage gestellt werden: Wie kann das Projekt optimal mit IT unterstützt werden? Denn CAFM liefert den Ansatz, dass mit IT der gesamte Lebenszyklus einer Immobilie begleitet wird. Das Ergebnis ist eine Datenkonsistenz, die ohne Software kaum herzustellen wäre.Daten, die für nachhaltiges Bauen unbedingt benötigt werden.

Wem raten Sie, sich mit CAFM zu befassen? In der Regel ist während der Planung der Betrieb ja noch in relativ weiter Ferne…
… aber schon während der Planung sollte der Fokus auf den Betrieb gerichtet werden. Errichtet wird zwei bis vier Jahre. Viel länger werden die Immobilien jedoch genutzt. Und während der Nutzung entstehen die wesentlichen Kosten. Um diese Kosten gering zu halten, sollte bereits in der Planung der Fokus auf den Betrieb gelegt werden. Energiekonzepte, CAD-Pflichtenhefte, Nutzungskonzepte, all diese Daten, die während der Planungsphase entstehen, werden in den Datenbanken eines CAFM-Systems konsolidiert. So wird mit dem realen Gebäude auch ein digitales Gebäude übergeben. Der Betrieb kann dann optimiert durchgeführt werden und nachhaltige Themen, wie etwa die Dokumentation, können erfolgen.

Sind die Zielgruppe dann Architekten?
Von den Architekten interessiert die Raumliste bzw. das Raumbuch. TGA-Planer (Technische Gebäudeausrüster) können Ansprechpartner sein. Der Fokus liegt aber vor allem auf den Errichtern, den Bauherren. Die sollten das Interesse haben, dass man die Daten für den Betrieb zur Verfügung hat.

Daten werden in der Planungsphase und Bauphase erzeugt. Im Betrieb fallen weitere Daten an. Es werden also eine Unmenge von Daten generiert. Welche Daten, die in der Planungsphase erzeugt werden, braucht man für einen nachhaltigen Betrieb und welche kann man “wegschmeißen” oder ins Regal stellen und verstauben lassen?
Wichtig sind zum einen alle betriebsrelevanten Daten. Dazu gehört alles was für die Instandhaltung benötigt wird, was sicherheitsrelevant ist und was automationsrelevant ist. Im Betrieb interessieren natürlich aber auch die Verbrauchsdaten, z.B. bei Energie- und Anlagentechnik.

Zum anderen sollten auch die Daten vorgehalten werden, die nicht täglich benötigt werden. Gebraucht wird unbedingt eine komplette Dokumentation von der gesamten Struktur und Anlage. Denn Nachhaltigkeit beinhaltet auch das Wissen darum, dass am Ende eines Gebäudes noch immer gewusst wird, welche Art von Materialien verwendet  wurden und wo die sich befinden. So kann ein vernünftiges Recycling wahrgenommen werden.

Die kleinste Einheit bei der Aufsetzung eines CAFM-Systems ist aber in der Regel die Fläche. In ihr liegt auch das erste Ersparnispotenzial, denn in den seltensten Fällen ist die wirkliche Fläche wirklich bekannt. Den Flächen werden Räume, Kostenstellen oder etwas ähnliches zugeordnet. An dieser Stelle beginnt das Managen.

Zu bedenken ist allerdings: Nach dem Bau liegen sehr viele Daten vor und es kann eine Gefahr sein, die wahllos in ein CAFM-System zu überführen. Denn: Alles was eingebracht wird, muss auch gepflegt werden, damit es einen Mehrwert bringt. Deshalb ist zu überprüfen: Welche Prozesse sollen über ein CAFM abgebildet werden? Dann ist zu entscheiden: Was brauche ich wirklich im Kern dafür, um diese Prozesse später auch steuern zu können?

Wie sieht der Status Quo der Datenqualität aus, der in der Regel vorliegt?
Generell liegen Mengen an Daten vor, die genutzt werden können. Es gibt immer die Möglichkeit, CAFM-Systeme manuell zu füllen. Natürlich ist das auch über Massenimporte der Raumbücher, Exel-Listen und durch Übernahme von Plänen im CAD-Format möglich.

Doch es gilt, die Daten in einem gewissen Grad konform zu übergeben. Und darum, realistische Daten zu übergeben. Dazu zählen bspw. Plandaten, die aktuell sind. Die lassen sich inkl. aller Inhalte dreidimensional in ein CAFM-System übertragen. Somit entsteht auch gleich ein Dokumentenarchiv. Die Sucher- und Frageei hat ein Ende: Welche Abteilung hat welchen Plan und wo finde ich das alles? Mit dem Einpflegen von Daten in ein CAFM-System wird sofort ein gewisser Automatismus gestartet.

Auch deswegen ist es wichtig, dass CAFM schon beim Erstellen von Immobilien mit an Bord sein sollte. Schon in den ersten Phasen sollte eine Einigung darüber stattfinden, welche Daten und Datenformate erfasst werden sollen, um später Mehrfacharbeiten zu vermeiden.

CAD ist ein Zeichenprogramm, CAFM eine Datenbank – vereinfacht ausgedrückt. Kommt das hin?
Es kommt darauf an, was der Kunde mit einem CAFM-System machen will. Wenn Interesse besteht, eine Umzugsplanung abzubilden, sind die Basis schnell Pläne. Die führenden CAFM-Anbietern können mit ihren Systemen die CAD-Formate umsetzen.

Thema Kosten und Nutzen. Der Nutzen besteht darin, dass durch die Übernahme von Daten eine solide Datenbasis für den Betrieb existiert, aus der verschiedene Informationen herausgelesen werden können. U.a. ist es auch für die Zertifizierung wichtig, etwa die Zertifizierung nach DGNB für Bestandsbauten. Die wird auf Basis realer Messergebnisse vergeben (bei Neubauten wird das Zertifikat anhand von Simulationen und Berechnungen vergeben, aufgrund der Bauunterlagen). Deshalb sollten bei Bestandsimmobilien diese Daten vorliegen. Was bedeutet das für die Kosten eines CAFM-Systems?
Es gibt keinen Festpreis, es ist schwierig eine pauschale Zahl zu nennen, weil das vom jeweiligen Projekt abhängig ist, auch vom Umfang und von den Inhalten. Es gibt allerdings die Empfehlung, schrittweise vorzugehen und nicht alles auf einmal zu machen. Allerdings ändert das nichts an den Lizenzkosten, die pro Arbeitsplatz zu bezahlen sind. Ein wichtiger Aspekt ist die Relation zwischen Projekt- und Lizenzkosten: Projektkosten=2/3, Systemkosten=1/3. Bei Projekten mit sehr großem Umfang sind die Systemkosten aber auch oft geringer.
Wenn bereits beim Erstellen an Dateien und Formate gedacht wurde, können die Kosten natürlich reduziert werden.
Eine Anmerkung zu den Lizenzkosten: Der Teilnehmerkreis, der CAFM verwendet, sollte wesentlich größer – übergreifend für eine Organistion – sein. Anders als dies bei CAD-Arbeitsplätzen der Fall ist.

Wie viel Zeit braucht es für eine CAFM-Einführung? Wie schnell ist das System auf den Computer gespielt und wie schnell kann mit der Arbeit begonnen werden?
Das Einspielen und Integrieren dauert nur wenige Tage. Anders sieht es mit der Datenbefüllung des CAFM-Systems aus. Liegen entsprechende Daten vor, z.B. Raumbücher und entsprechende Pläne, können innerhalb von ca. sechs Wochen die Daten eingepflegt werden ohne eigene Ressourcen zu  überanspruchen. Die Hersteller bieten natürlich auch an, diese Dienstleistung zu übernehmen, um das System zum Laufen zu bringen.
In ersten Linie geht es um Flächen und Stammdaten. Darüber hinaus können natürlich auch Anlagen und Verträge in das CAFM-System eingepflegt werden, die später zu weiteren Automatismen führen. Das ist jedoch abteilungsübergreifend zu sehen und richtet sich nach der Länge des jeweiligen Projektfalls. Je größer die enstprechenden Liegenschaften (Anlagen, Gebäude etc.), desto länger wird es dauern, das System zu befüllen. Erste Automatismen funktionieren aber bereits nach der Füllung mit den Flächendaten.

Wie lange braucht der Anwender, um mit einem solchen System arbeiten zu können?
In der Regel nutzt kein Anwender die gesamte Komplexität des Systems. Es gibt bestimmte Fachmodule, die von bestimmten Bereichen genutzt werden. Der Schulungsaufwand kann zwischen 2 und 5 Tagen liegen. Für CAD-Daten sind natürlich auch gewisse CAD-Kenntnisse Voraussetzung, um bspw. eine Wand umsetzen zu können. Es gibt aber auch Servicebereiche, wo Anwender ohne Schulung bestimmte Services nutzen können – z.B. Besprechungsräume buchen, Schlüsselausgabe organisieren. Der Hauptteil der Schulung bezieht sich auf die Fachanwender.

Mit dem Blick eines Geschäftsführers: Wie lange dauert es, bis sich die Investiton in ein CAFM-System rechnet? Dient CAFM überhaupt dazu, Kosten zu sparen, Umsätze wird man wohl kaum generieren können?
Es können auch Umsätze generiert werden. Ein Beispiel: Bei der Aufnahme eines Bürohauses wurden 29.000 Quadratmeter angesetzt. Festgestellt wurden später aber 33.000 Quadratmeter. Es stehen also zusätzliche 4.000 Quadratmeter für eine zusätzliche Miete zur Verfügung.

Bei dem Thema CAFM geht es vor allem um Wissen: Was habe ich überhaupt, wo habe ich es und wie verwende ich es bzw. wie kann ich es einsetzen? Also konkrete Einsparungsmöglichkeiten – denn viele Unternehmen haben nur sehr wenig Ahnung über ihren konkreten Liegenschaftsbesitz.

Ein zweiter Punkt ist die optimale Verwendung der Fläche. Es gibt Untersuchungen, dass der Return des Investments im Schnitt zwischen ein und drei Jahren liegt – natürlich abhängig von der Art der Nutzung, die angestrebt ist. Und es ist wichtig, dass von vornherein definiert wird, wo am ehesten die Bereiche sind, in denen Einsparungen erzielt werden können. Es gibt also sehr viele Ansätze. Die Untersuchungen, die gemacht wurden zeigen, dass der Return durchaus nicht unattraktiv ist.

Auf Managementebene fehlen häufig einfach die Kennzahlen, auf deren Grundlage Entscheidungen gefällt werden können. Dieser Aspekt kann im Ergebnis überhaupt nicht beziffert werden. Es geht um Transparenz, die aus den Daten heraus transferiert wird, um wirtschaftliche Entscheidungen zu treffen.