IT im Immobilienlebenszyklus

Von Christoph Berger – 13.09.10 – Kategorien: Allgemein,IT,Lebenszyklus

IT im Immobilienlebenszyklus

Immobilien nachhaltig und ökonomisch zu managen, dies ist heute nur noch durch den Einsatz von Software möglich. Sie unterstützt Manager bei Entscheidungen und schafft Transparenz – im und über den gesamten Lebenszyklus hinweg.

Vier Millionen Quadratmeter Bruttogrundfläche in etwa 1000 Gebäuden zu verwalten, das ist die heutige Aufgabe der Berliner Immobilienmanagement GmbH (BIM). “2005 reichte das Leistungsspektrum der alten Systeme nicht mehr aus”, erzählt Dr. Martin Freundt, Leiter Daten und Systemmanagement des Unternehmens, das für die Verwaltung sämtlicher Gebäude des Landes Berlin zuständig ist. Als Betreiber, Verwalter und Bauherr sind es vor allem die Faktoren Steuerung und Koordination, die zu den Hauptaufgaben des Unternehmens gehören. Ohne das Hilfsmittel Software lassen sich diese Aufgaben nicht nachhaltig und effizient erledigen. Nach einer zirka einjährigen Sondierungsphase entschied man sich für zwei Softwaresysteme, die miteinander verbunden alle relevanten Kriterien erfüllen, für eine CAFM-Software (Computer Aided Facility Management) und für SAP. Seitdem gibt es von jeder Etage einen 2D-Grundrissplan und ein Raumbuch, in dem auch einige Ausstattungsmerkmale jedes Raums festgehalten sind – alles in digitaler Form. “Wir können so zum Beispiel unsere Ausschreibungen, etwa die Reinigung, haargenau definieren. Und besonders wertvoll ist die Systemlösung bei der internen Prozessunterstützung. Egal ob Bauprojekte, große Portfoliomaßnahmen oder kleinteilige Bewirtschaftung, alle Immobilienprozesse werden kaufmännisch mit derselben Methodik abgebildet und unterstützt. Das erleichtert Vorgehen und Verständnis bei allen Beteiligten und in allen Ebenen”, sagt Freundt. Verknüpft mit der Buchhaltung werden Immobiliendienstleistungsaufträge  elektronisch verschickt und abgerechnet.

In der Planung, während des Baus und der Nutzung bis hin zum Abriss, auf sämtlichen Stufen im Immobilienlebenszyklus geht es nicht ohne Software, zumindest wenn das Management seine Entscheidungen auf der Grundlage von Fakten und Daten trifft. Denn Software ist in diesem Zyklus vor allem eines: die Grundlage für sichere Entscheidungen. Optimal liefert sie über Knopfdruck Informationen zu Nutzung, Verbrauch, Kosten und angehängte Dienstleister. Sie dokumentiert Vorgänge, speichert Pläne und Verträge, leitet Aufträge weiter, nimmt deren Erledigung entgegen, unterstützt bei der Planung und während des Baus, kurz: Software ist eine Komplexitätsreduzierung, sie dient der Transparenz in sämtlichen Belangen der Immobilie.

Unterschiedliche Messgrößen können bereits in der Planungsphase ermittelt werden. Dazu zählen Materialien, Baukosten, Verbrauch und Emissionen. “Diese sind für jeden beherrschbar, wenn die Daten dazu systematisch erhoben und analysiert werden, danach entschieden wird und die richtigen Schlüsse gezogen werden”, sagt Professor Kai Kummert, Leiter Kompetenzzentrum Bau-, Immobilien- und Facility Management an der Beuth Hochschule für Technik Berlin. Er rät eine Software auszuwählen, bei der keine Redundanzen und Massenimporte notwendig sind. Oder wie Stephan Wiesener, beim Softwarehaus conject als Produktmanager für die Erschließung neuer Märkte zuständig, sagt: “Das Problem sind Insellösungen.” Eine phasenübergreifende Software, die alle Projektbeteiligten schnell zusammenarbeiten lässt, die durch Transparenz an sämtlichen Stellschrauben attraktiv wird, durch die Entscheidungen für das effektivste Energiesystem und eine flexible Flächenlösung möglich sind und die der Immobilie Nachhaltigkeit garantiert sowie die Herstellungs- und Betriebskosten klar im Blick hat, ist seiner Meinung nach die sinnvollste Lösung.

Dies bedeutet jedoch nicht, dass Unternehmen Lizenzen für riesige Softwarepakete erwerben müssen. Geeignete Software ist in Modulen aufgebaut, die Schritt für Schritt erweitert werden kann – je nach Relevanz. Da Flächen teuer sind, kann eine Stellschraube das Flächenmanagement sein. Andere Kostenblöcke können infrastrukturelle Gebäudedienstleistungen oder das Thema Sicherheit sein. Kummert rät: “Etappenweise vorgehen und nicht sämtliche Daten auf einmal in das System einpflegen, ist enorm wichtig. Ansonsten kommt man schnell zu Datenfriedhöfen.” Außerdem müssen sich Mitarbeiter zu Beginn erst mit dem neuen System vertraut machen, sie müssen geschult werden und ihre Erfahrungen sammeln. Häppchenweise ist dies leichter.

Thomas Häusser, Geschäftsführer bei Drees & Sommer, einem auf Projektmanagement, Immobilienberatung und Engineering spezialisierten Immobiliendienstleister, erklärt: “Wir simulieren für unsere Kunden die Lifecycle Costs der nächsten zehn bis 20 Jahre ihrer Immobilien.” Errechnet werden die technischen und energetischen Baubereiche, so dass Kunden klar über ihren Investitionsbedarf informiert werden – auch darüber, wann die Gewinnschwelle erreicht wird. Geschieht dies mit Software, können schnell die unterschiedlichsten Szenarien durchgespielt werden. Somit ist eine sichere Liquiditäts- und Budgetplanung möglich. Denn eines ist für Häusser klar: “Der kaufmännische Part wird immer wichtiger, die Immobilien- und die Unternehmensstrategie nähern sich immer weiter an.” Dies gilt sowohl für Neu- als auch für Bestandsbauten. Er beobachtet außerdem, dass immer häufiger Vorstände derartige Daten verlangen, um Trends zu erkennen. Dem mittleren Management dienen die Informationen als Kennzahlen und Frühwarnsystem.

Für Wiesener ist zudem eine Weblösung die optimalste Software, bei der sämtliche Projektbeteiligte je nach Bedarf, on demand, von überall auf die Daten zugreifen können. Wiesener erklärt: “Letztlich geht es aber auch darum, zu Standards zu kommen.” Ähnlich wie conject, bietet auch Hochtief ViCon eine Dienstleistung kombiniert mit Software. Bei ViCon wird der Lebenszyklus jedoch mit Hilfe von virtuellen Bauwerksmodellen begleitet. Dirk Schaper, Geschäftsführer des Unternehmens, sagt: “Wir versuchen so viele Beteiligte wie möglich ins Boot zu holen, das hilft den Projektverantwortlichen die richtigen Entscheidungen zum richtigen Zeitpunkt zu fällen und verbessert die Informationstiefe der Entscheider erheblich.” Mit anwendungsspezifischen Modellen in 3D-Format beginnen die Planungen, so können schon anhand des Modells viele Varianten des Gebäudes und deren Kosten untersucht und die technische Gebäudeausstattung konfliktfrei geplant werden. Bauherren und Investoren wissen, in was sie investieren. Andere Beteiligte, egal ob nun Feuerwehr, Betriebsleiter oder Gebäudedienstleister, sollten ihre Anforderungen und Prozesse genau formulieren und einbringen, durch die Visualisierung steigt die Erkenntnis über das jeweilige Bauwerk auf jeder Ebene. Die Nutzer sagen, wie es auszusehen hat, die Softwaredienstleister helfen mit der Datentechnik. Wiesener und Schaper sind sich einig: “Mit Software und Betriebssimulationen lassen sich qualitativ bessere Bauwerke planen, bauen und nutzen.” Die bei Bauprojekten so wichtigen Faktoren Kosten, Termine und Qualitäten werden sicherer.

Klar ist dabei: Je größer das Projekt, desto größer der Nutzen. Amortisierungszeitpunkte hängen individuell von jedem Bauwerk ab. Schaper sagt: “Über die Risikominimierung, auch in Bezug auf den Faktor Zeit, werden die Kosten in der Regel mehrmals reingeholt.” Auf Bauherren-, Betreiber- und Nutzerseite entstehen Ausgaben vor allem durch die Anschaffung, die Datenaufnahme und die Schulung der Mitarbeiter. Hochschullehrer Kummert empfiehlt hier das Konzept “Train the Trainer”, die Schulung von einzelnen, internen Mitarbeitern hin zu Experten im Sinne von internen Ausbildern. In Dienstleistungsverträgen lässt sich zudem vertraglich festsetzen, dass Nachunternehmen mit der gleichen IT-Plattform arbeiten. So werden unnötige Schnittstellen vermieden.

Doch nicht immer läuft alles glatt. Probleme bei der Einführung von Software liegen oftmals schon in der Einstellung der Nutzer. Berater Häusser sagt: “Manches Mal wird gedacht, dass alleine die Anschaffung von IT schon ausreicht, um die vorhandenen Probleme zu lösen. Grundsätzlich müssen aber alle Strukturen stimmen, um die Basis für einen sinnvollen IT-Einsatz zu schaffen.” Wichtig bei der Einführung von Software ist außerdem, dass der Schritt lebendig von der Geschäftsführung mitgetragen wird. “Wenn dies nicht passiert, wenn nicht klar ist, dass die Pflege des Datenstands zum Pflichtablauf gehört, dann bringt Software überhaupt nichts”, ergänzt Hochschullehrer Kummert. Das Verständnis für die Software muss da sein, ihr Mehrwert erkannt werden. Die Planung beginnt bei der Organisation, geht über die Prozesse und kommt so zum geeigneten IT-System.

Dieser Artikel erschien erstmals im immobilienmanager, Ausgabe 9 – 2010
Bildquellenangabe: Rolf Wenkel / pixelio.de
Grafiknachweis: Professor Kai Kummert, Beuth Hochschule für Technik Berlin 2010/immobilienmanager