Der unsichtbare Projektraum

Von Koray Karaali – 18.03.10 – Kategorien: Architektur,Bau,IT

conject MailGateway
Sie arbeiten schon mit einem Projektraum? Dann kennen Sie die Vorteile wie beispielsweise die zentrale Verfügbarkeit von Plänen, die einfache Verteilung von Unterlagen für Planung und Ausführung, eine übergreifende Dokumentation und mehr. Sie kennen aber auch das Problem, dass sie dann zwei verschiedene elektronische Kommunikationswege nutzen können, nein eigentlich sogar müssen – den Projektraum und das E-Mail-System.

Aber: das muss nicht sein!

Oft müssen Sie sich entscheiden, welches der beiden Systeme für einen konkreten Planversand denn nun zu nutzen ist. Nicht selten erfolgt der Versand mit beiden Systemen – was doppelte Arbeit bedeutet. Doch damit nicht genug: Wenn Sie Vorgänge nachvollziehen wollen und dafür versandte Nachrichten und Dokumente benötigen, so müssen Sie in beiden Systemen danach suchen. Wie viel Zeit haben Sie schon damit verbracht?

Die Lösung dieser Probleme ist das conject MailGateway:

1. Projektraumnachrichten lesen, antworten, weiterleiten
Projektraumnachrichten können Sie einfach in Ihrem Mailprogramm lesen. Aber: nicht nur lesen, sondern auch darauf antworten und dabei noch die Empfänger ändern. Die entsprechenden E-Mails finden Sie dann auch als Nachrichten im Projektraum wieder.

Erhalten Sie projektrelevante E-Mails von Projektbeteiligten, die nicht mit conjectPM arbeiten, so können Sie diese einfach durch Weiterleitung nach conjectPM zur Kommunikation hinzufügen. Diese Möglichkeit können auch Sie selbst nutzen, Sie müssen also nie wieder E-Mail-Dateien speichern oder gar als PDF-Datei ablegen.

2. Attachments einfacher und besser verwalten
Darüber hinaus löst das conject MailGateway das Problem, dass E-Mails die Empfänger nicht erreichen, wenn die Attachments zu groß sind. Via Download-Link lassen diese sich nun einfach direkt aus dem System herunterladen.

3. Verfügbarkeit komfortabel sicherstellen – dank conject MailGateway
In der Projektarbeit benötigt man fortlaufend verschiedenste Unterlagen. Diese findet man heute am leichtesten in Projekträumen, vorzugsweise dem conjectPM. Dazu gehören nicht nur Pläne und andere Dokumente, sondern vor allem auch der Schriftverkehr in den verschiedensten Formen. Ein wesentlicher Teil dieses Schriftverkehrs wird heute elektronisch abgewickelt, der größte Teil davon via E-Mail. Da die meisten dieser E-Mails über die Mailprogramme der Projektbeteiligten laufen, entziehen sie sich dem conjectPM. Somit stehen sie zunächst nicht dem Projektteam zur Verfügung, und beim Nachvollziehen von Kommunikationsvorgängen muss der Anwender im conjectPM und im Mailprogramm suchen. Hinzu kommt, dass Dateianhänge nochmals separat auf einem Datenspeicher abgelegt werden.

Um eine Verfügbarkeit von E-Mails im Projektraum sicher zu stellen, ist erforderlich, die projektrelevanten Mails dem conjectPM zu übergeben. Dafür wurden in der Vergangenheit zwei Verfahren verwendet.
Eine Variante ist, die E-Mails als MSG- oder EML-Dateien in Ordner des conjectPM zu speichern. Diese Methode kann bestenfalls zum Zweck der Archivierung verwendet werden, da es nicht einfach möglich ist, diese Dateien direkt im conjectPM zu lesen.

Deshalb verwandelt man, Variante zwei, E-Mails stattdessen häufig in PDF-Dateien und lädt diese in das conjectPM. Sie lassen sich dann sehr einfach direkt im Projektraum öffnen. Leider fehlen nun aber alle dazu gehörenden Dateianhänge. Es bleibt die Hoffnung, dass diese an der richtigen Stelle im Projektraum liegen.
Beide Verfahren haben den ganz erheblichen Nachteil, dass die Kommunikation nicht mehr nach entsprechenden Parametern, wie Absender, Empfänger und Versanddatum gesucht beziehungsweise gefunden werden kann, wenn diese nicht nochmal separat erfasst werden. Nicht nur diese erneute Erfassung macht beide Verfahren sehr arbeitsintensiv und fehleranfällig. Hinzu kommt das manuelle Hochladen und Ablegen und ggf. noch die Erzeugung der PDFs.

Die beste Lösung: conject MailGateway

Mit dem conject MailGateway eröffnet sich Ihnen jetzt die Möglichkeit E-Mails in conjectPM zu dokumentieren, ganz einfach, schnell und ohne jeden Informationsverlust. Senden Sie die E-Mails an das entsprechende conject-Projekt weiter. Sie stehen Ihnen dort als conject-Nachrichten zu Verfügung, sind einfach lesbar, beinhalten die originalen Anhänge und können durch die Suche gefunden werden. Ganz ohne Upload, PDF-Druck oder gar das Erfassen von Kommunikationsparametern.