Im Vorfeld der Facility Management 2011: „Kosten werden reduziert“

Von Christoph Berger – 21.02.11 – Kategorien: Facility Management

Im Vorfeld der Facility Manage ...

Am 22. Februar startet an der Messe Frankfurt die Facility Management 2011. In ihrem Vorfeld sprachen wir mit Johannes Pütter. Er verantwortet bei der conject AG den Vertrieb von conjectFM im Bereich öffentliche Verwaltung, einer Software, die den Maßstab leistungsstarker CAFM-Systeme für infrastrukturelles, technisches und kaufmännisches Facility Management repräsentiert. Außerdem ist er Mitautor des Fachbuchs “Facility Management: Erfolg in der Immobilienbewirtschaftung”.

Herr Pütter, wie verbreitet ist CAFM im Immobiliensektor?
Wir decken mit unserer Software die unterschiedlichen Bereiche ab: die öffentliche Hand, den Industriesektor und den Dienstleistungsbereich. In diesen drei Bereichen ist die Verbreitung sehr unterschiedlich. Die technischen Dienstleister sind weitgehend mit Systemen abgedeckt, bei den Kommunen ist die Verbreitung noch nicht so weit fortgeschritten. In der produzierenden Industrie werden Immobilien wiederum ganz anders betrachtet als beispielsweise bei Banken und Versicherungen. Bei letztgenannten ist Raum in der Regel sehr teuer.

In der produzierenden Industrie sind die Produktionseinrichtungen gegenüber den Gebäuden die Einrichtungen mit der höchsten Kostenrelevanz und man reißt bei Nichtnutzung viel schneller mal eine Immobilie ab und baut eine neue für neue Anforderungen. Die Voraussetzungen und damit auch ihre Verbreitung ist sehr differenziert zu betrachten.
Außerdem gibt es in einigen Unternehmen auch selbstentwickelte Lösungen, von denen man sich – auch wenn sie mal nicht mehr den Anforderungen entsprechen – nur schwer trennen kann. Ich denke aber, dass momentan ca. 20 Prozent des Markts mit CAFM-Lösungen abgedeckt sind.

Geht der Trend zu CAFM-Standard-Software oder sind individuelle Lösungen gewünscht?
Es gibt keinen eindeutigen Trend für das eine oder gegen das andere. In der Vergangenheit hat es im Gegensatz zu conject nur noch kein CAFM Hersteller geschafft, einen Standard zu definieren. Dabei liegen dessen Vorteile auf der Hand: Überall dort, wo wenig oder keine kompetenten Ressourcen vorhanden sind, um die eigenen FM-Prozesse zu definieren, wünscht man sich eine “Best Practice”. Und da eine Standardeinführung von CAFM ohne individuelle Anpassungen erfolgt, wird das Budget nicht durch weitere Dienstleistungen belastet. Mit anderen Worten: Insbesondere kleine und mittlere Verwaltungen und Firmen setzen am besten auf ein Standardsystem. conject hat damit in den zurückliegenden Monaten sehr überzeugende Erfahrungen bei einer ganzen Reihe neuer Kunden gemacht.

Diese Tendenz schmälert aber in keiner Weise die Bedeutung und Notwendigkeit eines flexiblen CAFM-Systems, dass sich den ausgeklügelten FM-Prozessen anpassen kann. Hier kommt es dann vor allem auf die Erfahrung bzw. die Best Practice der einführenden Berater. Die Mitarbeiter von conject haben das in den zurückliegenden 15 Jahren in über 550 Projekten erfolgreich vorgemacht.

Ab welchem Zeitpunkt wird CAFM in der Regel eingesetzt?
Der optimale Beginn liegt natürlich schon in der Planungsphase, hier laufen bereits viele Informationen auf, die für die spätere Nutzung relevant sind und deswegen auch übernommen werden sollten. Immer öfter kommen Kunden schon in dieser Phase auf uns zu und fragen beispielsweise, wie sie die Fachplaner einbinden können und wie diese die Daten zur Nutzung für CAFM-Systeme aufbereiten sollen.
Unterschiede sind aber ganz klar bei den verschiedenen Akteuren des Baus festzustellen. Unternehmen, die als Investor Gebäude errichten, aber nicht selber die Immobilie nutzen oder für deren Betreiben zuständig sind, legen in der Regel keinen gesteigerten Wert auf eine CAFM-gerechte Dokumentation.

Außerdem haben wir festgestellt, dass der Zeitpunkt für die Einführung eines CAFM-Systems stark personenabhängig ist. Kommt es in Unternehmen zu Zuständigkeitswechseln und kennt die neue Verantwortungsperson bereits die Vorteile von CAFM-Systemen, drängt die darauf, schnell derartige einzuführen.

Was ist der Treiber, was die Motivation, der zum Einsatz führt?
Zum einen ist es die Transparenz über Gebäudedaten, Gebäudekosten und darüber, wie Gebäude überhaupt genutzt werden. Dort kommt es zu einer Optimierung, da Fragen zu diesen Aspekten schnell beantwortet können, über Knopfdruck sozusagen.

Es geht aber auch um den Werterhalt der Immobilie, die Zufriedenheit der Mitarbeiter und die schnelle Beseitigung von Mängeln. Und Kosten werden dort reduziert, da man zum Beispiel die Reinigung von Räumen deren Nutzung anpassen kann oder unnütze Flächen reduziert.

Was sind Probleme, die bei der Einführung auftreten können?
Das Hauptproblem ist vor allem die falsche Einschätzung des Aufwands für die Datenbereitstellung und Datenerfassung. Wenn bei der Einführung nur wenige Informationen in strukturierter Form existieren, muss man sich Zeit dafür nehmen und dafür sorgen, dass die Daten konsequent eingepflegt werden. Die Einführung von CAFM  ist wie jedes andere  EDV-Projekt ein Unterfangen, dass das ganze Unternehmen betrifft und folglich bzgl. der Zielsetzung und Umsetzung sich an einem klaren Fahrplan halten muss. Häufig werden die Beteiligten auch zu spät eingebunden und über die Vorteile des Systems nicht hinreichend informiert, sodass die Einführung mehr als Last angesehen wird. Die Daten nur nebenbei zu erfassen, ist nicht möglich.

Bedeutet der Einsatz von CAFM eine Veränderung oder Anpassung der unternehmensinternen Prozesse?
Auf jeden Fall. Häufig nutzt man  mit der CAFM-Systemeinführung auch die Möglichkeit der Organisations- und Zuständigkeitsänderung. Die Frage, ob alle Gebäudedienstleistungen noch mit eigenem Personal erbracht werden müssen wenn diese durch externe Dienstleister preiswerter erbracht werden können, kann unter Zuhilfenahme des Systems schon recht schnell beantwortet werden.

Laufende Verträge mit Gebäudedienstleistern können überprüft und  angepasst werden – oft bestehen diese schon seit Jahren und beinhalten Leistungen für Einrichtungen, die es überhaupt nicht mehr gibt. Außerdem müssen den Flächennutzern die Kosten der Flächenbereitstellung bewusst gemacht werden, was häufig dazu führt, dass der Flächenbedarf sich hierdurch schon reduziert. Das Thema muss dazu jedoch in der Unternehmensleitung entsprechend aufgehängt werden, so dass die notwendigen Veränderungen und Maßnahmen auch durchgesetzt werden können.

Was bedeutet der Einsatz von CAFM für die Mitarbeiter, die mit den Anwendungen arbeiten?
Es bedeutet für die Mitarbeiter vor allem Konsequenz in der Datenpflege. Die Daten müssen zu mindestens 90 Prozent aktuell sein, damit man den Ergebnissen und Auswertungen glauben kann.

Es gibt eine ganze Reihe von CAFM-Anbietern. Auf was sollte man bei der Auswahl achten?
Hier möchte ich auf den von zwei CAFM-Anbietern gegründeten CAFM-Ring hinweisen, der mittlerweile auf fünf Anbieter angewachsen ist und mittlerweile fast die Hälfte des deutschen CAFM-Marktes repräsentiert. Wir haben dort zusammengefasst, was wir für wichtig erachten. Außerdem haben wir in einer freiwilligen Selbstverpflichtung gemeinsame Qualitätskriterien definiert, die professionelle Services und eine nachhaltige Sicherheit der CAFM-Investition gewährleisten. Es geht um eine konsequente Kundenorientierung, um Fairness im freien Wettbewerb, transparente Qualitätsstandards sowie Kompetenz, Leistungsfähigkeit und die Zukunftsfähigkeit der Mitglieder. Außerdem sollte der Hersteller sein CAFM-System gemäß der GEFMA Richtlinie 444 zertifiziert haben. Eine Kombination aus beidem gewährleistet letztlich die beste Investitionssicherheit.

Wie wichtig ist der mobile Aspekt in diesem Zusammenhang?
Die Praxis zeigt, dass man nicht mehr ohne mobile Lösungen auskommt. Nehmen Sie als Beispiele die Störungsbeseitigung, die Inventarisierung, die Qualitätssicherung oder die Zählerwerteerfassung. Eine Datenerfassung vor Ort reduziert die Fehlerquellen, Abläufe können in ihrer Gesamtheit standardisiert werden – etwa mit einer Anbindung an die Buchhaltung. Bei der Arbeit mit mobilen Endgeräten kommt es zu keinen Medienbrüchen mehr, es kommt zu einer Zeit-, Fehler- und Kostenersparnis.

Was werden die Schwerpunkte der conject AG auf der Facility Management 2011 sein?
Wie werden auf der Messe drei Schwerpunkte haben: Standardisierung, webbasierte On-Demand-Lösungen sowie die Ausweitung unserer Zielgruppe. Durch webbasierte Systeme und ergänzende Funktionen sollen die ermittelten Daten auch für die Nutzer interessant werden, die bisher keinen Einblick in die Daten hatten beziehungsweise mit ihnen gearbeitet haben. Unsere Zielgruppe sind also nicht mehr nur FM-Manager. So hoffen wir mehr in die Fläche gehen zu können, für das Thema zu sensibilisieren und die Bedeutung des Ganzen zu erhöhen. CAFM-Systeme sollen zu Informationssystemen für unterschiedlichste Zielgruppen werden.

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