Kommunikation in großen Bauprojekten ohne E-Mail?

Von Koray Karaali – 22.04.10 – Kategorien: Bau,IT

Kommunikation in großen Baupr ...

„Wer das glaubt, der glaubt auch, dass Zitronenfalter Zitronen falten.“

Kommunikation in großen Bauprojekten – oft ein Horror. Vor allem die schriftliche sollte – das ist ein Ideal, was immer mehr Projektbeteiligte schätzen wie fordern – ausschließlich innerhalb geschlossener Projektplattformen, in sog. Projekträumen, stattfinden. Eine aktuelle Befragung zeigt aber, dass in der Praxis hauptsächlich per E-Mail kommuniziert wird. Nicht ohne meine E-Mail, lautet der Schlachtruf. Und die landen üblicherweise irgendwo. Neben einer lückenhaften Dokumentation bringt das viele tägliche Ärgernisse wie Unstimmigkeiten über die aktuellen Planversionen, Suche nach Dokumenten etc. mit sich.

Diese und ähnliche Aussagen erhält man von vielen Projektraumnutzern „Wissen Sie, vor zwei Jahren habe ich mit dem E-Mail anfangen müssen und seit kurzer Zeit arbeite ich mit dem Projektraum. Ganz ehrlich, das ist auch nicht einfacher als mit E-Mail.“ Ein Projektraum ist nicht automatisch das Allheilmittel für eine pragmatische Kommunikation in Bauprojekten, da spielen ganz andere Faktoren mit rein!

Die meisten Nutzer solcher Kollaborationsplattformen sind zwar ausreichend technisch beschlagen, um mit dieser reibungslos umzugehen. Nur, überschätzen wir die Macht solcher Werkzeuge nicht ein wenig? Deshalb gingen wir der Frage auf den Grund und befragten Projektraum-Nutzer und Nicht-Nutzer mittels einer Online Umfrage zum Thema „E-Mail Kommunikation parallel zu Projekträumen“.

Das frappierende Ergebnis: 84% aller Befragten (n= 572) verwenden für die schriftliche Kommunikation in Bauprojekten fast ausschließlich E-Mail. Welche Auswirkungen hat dies für ihre tägliche Arbeit? Für 61% bedeutet das wertvolle Zeit, die sie für die Recherche nach Kommunikation, Dokumenten, Plänen etc. aufbringen müssen. Zeit, die sie sicher gern für ihre eigentliche inhaltliche Arbeit einsetzen würden, denn Suchen ist einfach unproduktiv und frustrierend.

Noch dramatischer ist die Aussage jedoch hinsichtlich der vermeintlich sicheren Nachvollziehbarkeit – einer der Hauptgründe für den Einsatz von Projekträumen. Fast die Hälfte (48%) hat ernsthafte Bedenken, dass die lückenlose Dokumentation immer Bestand hat. Die Sicherheitsreißleine Projektraum   (= Wenn es hart auf hart kommt, kann ich alles belegen)  – doch nicht so sicher wie geglaubt?!

Um dieses Dilemma zu umgehen, wenden viele Nutzer einen „Trick“ an. 44% speichern ihre E-Mails im Projektraum ab. Eine Software, die helfen soll, Kommunikation in komplexen Bauprojekten zu vereinfachen, erfordert doppelte Arbeit! Erst schreibe ich eine E-Mail und dann speichere ich sie zusätzlich manuell ab. Dass sich dann die Begeisterung über die Benutzerfreundlichkeit von Projekträumen in Grenzen hält, wundert hierbei nicht mehr. Logisch auch die Aussage, dass die Kommunikation mit Projektteilnehmern außerhalb des Projektraumes kaum nachvollziehbar ist. Dies unterstrichen 54% aller Befragten.

Sind Projekträume also nur für Bauprojekte geeignet, wenn sich alle Beteiligten an die Regeln halten und ausschließlich mittels der im Projektraum integrierten Module kommunizieren? Und glauben Sie ernsthaft, dass diese so unterschiedlichen Teilnehmer (Bauherren, Projektentwickler, Planer, Ausführende, etc.) sich alle diszipliniert daran halten? Ein uns bekannter Bauingenieur mit über 20 Jahren Erfahrung sagt hierzu salopp: „Wer das glaubt, der glaubt auch, dass Zitronenfalter Zitronen falten.“

Diese Ergebnisse haben uns natürlich nicht ruhen lassen und wir haben eine praxistaugliche Lösung entwickelt, die ich in den nächsten Tagen vorstellen werde. Also, selbe Stelle, selbe Welle, klicken Sie sich nächste Woche wieder rein.

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